Cara Legalisir Ijazah & Transkrip

 TATA CARA LEGALISIR IJAZAH & TRANSKRIP :

1.     Mengisi form permohonan legalisir.

2.     Form permohonan legalisir dan foto kopi dokumen yang akan di legalisasi diserahkan ke bag akademik dengan

      memperlihatkan dokumen akademik asli.

3 .    Petugas akademik memeriksa dokumen akademik asli dan menandatangani form permohonan legalisir untuk dibawa ke

      bagian keuangan

4.     Petugas keuangan memberikan bukti pembayaran kepada lulusan

5 .    Legalisasi dokumen akademik di lakukan oleh Direktur atau Pudir I

6.   Dokumen yang sudah dilegalisir diserahkan ke lulusan dengan menggunakan tanda terima dokumen

Berikut ini merupakan alur dari penerbitan Ijazah dan Transkrip:

 Ijazah:

 Transkrip:

Cara Menyampul Buku

Bagi Anda yang memiliki buku, berikut ini ada sedikit tips cara menyampul dan merawat buku agar tidak mudah rusak. 

Menyampul buku

1. Sebaiknya menyampul buku dengan plastik kaca polos (tidak bercorak), dengan ketebalan yang tidak begitu tebal juga tidak tipis. Biasanya ukuran pertengahan cocok digunakan untuk buku sebab lebih lentur tetapi tidak mudah koyak. 

2. Saat menyampul, jangan sekali-kali menggunakan stepler sebab buku bisa bolong-bolong nantinya. Gunakan selotip bening yang berukuran kecil atau sedang, sehingga jika ingin mengganti sampul, Anda dengan mudah bisa melepaskannya. 

3. Sampullah buku dengan teliti dan rapi. 

4. Di banyak toko buku besar, tersedia juga model plastik sampul dengan metode press seperti laminating. Model sampul ini cocok untuk buku-buku jenis text book atau kitab yang ukurannya tebal dan akan digunakan sebagai referensi dalam jangka waktu lama. Tetapi harus diingat juga, menggunakan plastik laminating sampul ini tidak akan bisa dilepas lagi nantinya karena jika dilepas buku akan rusak. 

Saran saya, sebaiknya menggunakan plastik biasa saja sehingga nanti ketika plastik sudah menguning dalam waktu lama, kita bisa menggantinya dengan plastik baru.

Cara Praktis dalam Pembukuan Keuangan Pemilik Usaha

A. Pentingnya pembukuan 

Laporan keuangan sangat penting sekali bagi pemilik usaha untuk mengetahui kondisi keuangan usahanya. Laporan keuangan tidak hanya sebagai alat penguji tetapi digunakan juga sebagai dasar  untuk dapat  menentukan dan menilai  posisi keuangan usaha. Selain itu laporan keuangan juga berfungsi untuk dilakukannya analisa oleh pihak-pihak yang terkait seperti : pemilik usaha,kreditur dalam pengambilan keputusan untuk menentukan perencanaan-perencanaan yang akan menguntungkan dan memajukan usaha. Maka dengan ini laporan keuangan sangatlah penting untuk diperhatikan. Laporan keuangan pada umumnya adalah proses akuntansi yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara data keuangan atau aktivitas suatu perusahaan  dengan pihak-pihak yang berkepentingan  dengan data atau aktivitas perusahaan tersebut.

Proses pembukuan keuangan diawali dari proses :

1. Proses Mengklarifikasi transaksi

Pada tahap ini dilakukannya suatu pembagian transaksi suatu organisasi  atau perusahaan ke dalam jenis-jenis tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Contohnya adalah pembagian transaksi yang masuk ke dalam penjualan, pembelian, pengeluaran kas, penerimaan kas dan lainnya.

2. Proses mencatat dan merangkum

Setelah melakukan pengklarifikasian data selanjutnya adalah melakukan pencatatan. Memasukan transaksi ke dalam jurnal yang tepat dan benar sesuai dengan urutan kejadian transaksi. Sumber- sumber yang dapat dijadikan bukti seperti : bon, bill, nota,  struk dan lain sebagainya.

Setelah transaksi diinput dalam jurnal selanjutnya memasukan jurnal dalam buku besar secara berkala. 

3. Proses Penginterpretasikan dan melaporkan

Setelah kedua proses dijalankan, maka proses terakhir adalah membuat kesimpulan dari kegiatan atau pelaporan  keuangan sebelumnya.

Dari informasi laporan keuangan, seseorang dapat mengetahui apa yang terjadi pada perusahaan, apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan dan informasi tersebut dapat menjadi acuan atau pedoman bagi managemen untuk pengambilan keputusan.

B. Tips cara praktis dalam pembukuan

Cara praktis dalam pembukuan penting dilakukan oleh pemilik usaha, karena pembukuan sangat vital bagi kelangsungan bisnis usaha. 

Berikut  ini ada 10 tips, cara praktis dalam pembukuan keuangan pemilik usaha :

1. Melakukan Penyusunan Proyeksi arus kas sebelum memulai usaha. 

Hal ini bisa digunakan untuk melihat prospek dari usaha tersebut. Dan juga mempersiapkan cadangan modal usaha yang lebih besar dari asumsi modal yang dibutuhkan dalam proyeksi aliran kas tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi hal-hal yang tak terduga dalam perjalanan bisnis usaha anda.

2. Pencatatan transaksi harus selalu dilakukan (update).

Pencatatan transaksi harus selalu dilakukan setiap kejadiaanya dan tidak boleh melewatkan satu transaksi untuk dicatat. Jika hal ini dilakukan informasi mengenai aktifitas usaha bisa didapat. 

3. Membuat dan mempersiapkan 2 buku, yaitu buku pengeluaran dan buku pemasukan. Cara ini yang paling mudah dalam melihat posisi keuangan.

4. Tidak mencampur keuangan perusahaan dengan keuangan pribadi.

Termasuk diantaranya pembedaan atau pemisahaan rekening perusahaan dengan rekening pribadi. Sekecil apapun perusahaan anda, jangan mencampur adukan seluruh aktivitas keuangan perusahaan dengan pribadi. Hal ini dilakukan agar informasi keuangan perusahaan menggambarkan aktivitas keuangan perusahaan yang sesungguhnya.

5. Setiap transaksi yang tercatat harus ada buktinya.

Pencatatan transaksi yang tercatat harus disertai bukti berupa nota, invoice, kwitansi dan lain- lain. Hal ini dilakukan sebagai kontrol atas pencatatan transaksi dengan bukti autentiknya.   Bukti-bukti ini akan berguna jika dilakukan pemeriksaan, misalnya dalam hal pajak dan audit. Tanpa bukti transaksi, pembukuan keuangan dianggap tidak sah.

6. Pembuatan Form-form khusus. 

Hal ini digunakan untuk memudahkan pencatatan, misalnya untuk pengeluaran rutin menggunakan form warna kuning, pemasukan warna hijau dan lain sebagainya.

7. Penempatan file khusus untuk setiap transaksi. 

Cara ini dilakukan  untuk memisahkan penempatan file-file transaksi agar terlihat rapi dan mudah dalam hal pencarian. Penempatan file yang dipisahkan diantaranya: file penjualan, pembelian, bukti bank masuk dan keluar, bukti kas masuk dan keluar dan lainnya.

8. Membuat list dan memperhitungkan  depresiasi  atau biaya penyusutan aset-aset perusahaan seperti bangunan, kendaraan, peralatan dan perlengkapan perusahaan. Untuk memudahkan , biaya penyusutan dihitung setiap setahun sekali saja. Aturan depresianya harus sesuai dengan aturan perpajakannya. 

Contohnya : untuk metode perhitungannya memakai metode garis lurus.

9. Pastikan setiap periode membuat laporan berupa : neraca, laba rugi, modal, aliran kas, penjualan,piutang, pembelian, hutang dan laporan persediaan. Dengan dibuatnya laporan tersebut, pemilik usaha bisa memantau terus setiap bulannya mengenai perkembangan usahanya.

10. Konsultasi dengan tenaga akuntan dan pajak. Lakukan konsultasi dengan tenaga akuntan dan pajak jika merasa kurang mampu dalam hal laporan. Karena bertujuan untuk membantu pemilik usaha dalam analisa laporan keuangan.

Cara kerja Mesin Photo Copy

Pada fotokopi hitam-putih, mesin fotokopi mula-mula memancarkan cahaya ke kertas. Cahaya hanya memantul dari bagian putihnya. Pantulan ini menembus lensa menuju silinder logam yang berputar. Ketika silinder terus berputar melewati pangkalan pewarnaan, partikel pewarna (toner) hitam bermuatan positif melekat pada bidang-bidang bermuatan negatif. Partikel itu dipindahkan ke lembaran kertas yang melintasi rol panas sehingga melekatkan toner secara permanen menjadi fotokopian. 

gambar mesin photocopy berwarna

          Fotokopi berwana melewati proses serupa dengan filter biru, merah, dan kunig. Cahaya yang dipantulkan diperkuat dengan piranti gandengan muatan (CCD), yang mengarahkan berkas laser. Pangkalan terpisah memberikan toner bitu, merah, kuning, dan hitam untuk menghasilkan gambar berwarna.

Isi ulang Catridge canon PG-811 Color

 Pastikan catridge sudah waktunya di isi ulang.
- Buka cover depan printer
- Copot Catridge dari tempatnya sesuai dengan prosedur
- Buka label merek dan temukan lobang udara pada atas catridge.
- Urutan warna pada tiap lobang dari kiri ke kanan seperti pada gambar adalah Cyan Magenta Yellow ( CMY)
- Perbesar lobang catridge dengan Bor Mini, Skrup Kecil di putar mengarah ke dalam menggunakan obeng, atau gunakan paku kecil atau paku untuk papan triplex.
- Ambil tinta menggunakan suntikan berjarum

- Sebelum di suntik pastikan tak ada udara pada ujung jarum keluarkan semua udara pada unjung jarum dengan mendorong suntikan menghadap ke atas ( seperti saat dokter melakukan suntikan )
- Suntikan tinta kedalam Catridge ( Catridge PG 811 maksimal 4 ml, PG 810 XL 6ml pada setiap warnanya )
- !!! Pengisian sebaiknya tidak melebihi takaran untuk menghindari luber !!!
- Goyang-goyang catridge sebentar saja agar tinta turun ke bawah.
- Pasang kembali catridge ke tempatnya.
- jika muncul error ink have run out maka anda perlu menekan tombol resume pada printer IP 2770 atau tombol stop/reset pada seri MP atau seri MX.
jika cetakan kurang baik/ bergaris coba clean max 3 kali pada normal cleaning.
- jika hasil masih kurang sempurnah maka anda sebaiknya menganti catridge anda.

Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
   1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
   2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
   3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
   1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
   2. Ucapkan salam.
      1. Tanyakan identitas penelepon.
      2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
         1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
         2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
            1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
            2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

PENGARSIPAN

1.        I.            Latar Belakang

Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segalanya, maka sekretaris harus mampu membantu pimpinan dalam menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah diketemukan kembali pada saat diperlukan.

Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan.

1.     II.            Tujuan Penulisan

Adapun tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk dapat lebih mengetahui tentang cara-cara atau teknik-teknik pengarsipan yang baik. Dan juga, tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan akademis, yakni untuk memenuhi tugas dari mata kuliah “Manajemen Kesekretariatan”.

PEMBAHASAN

1. A.    Pengertian

Arsip mengandung berbagai pengertian ini di pengaruhi oleh :

1. Segi peninjauan
2. Sudut pandang
3. Pembatasan ruang lingkup

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Belanda “archief”, dalam bahasa Inggris “archive”, dalam bahasa Yunani “arche” atau yang artinya permulaan. Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan (catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari cabinet, dsb).

Adapun pengertian arsip yang dibagi 2, yaitu :

1. Secara umum

adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadan tunggal, berkelompok atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari  usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaran kehidupan umumnya.

1. Secara khusus

adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Sedangkan menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerataan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1. B.     Tujuan Pengarsipan

Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:

• Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.
• Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
• Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
• Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
• Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.

1. C.    Macam-macam pengarsipan

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:

1. Arsip dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

1. Arsip statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Menurut sudut hukum dan perundang-undangan, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

1. Arsip Otentik

Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

1. Arsip Tidak Otentik

Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

1. D.     Asas Pengarsipan

Adapun asas-asas pengarsipan sebagai berikut ini:

1. Asas Sentralisasi

Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Keuntungan Asas Sentralisasi:

• Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
• Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
• Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
• Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian Asas sentralisasi:

• Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
• Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
• Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

1. Asas Desentralisasi

Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.

Keuntungan asas desentralisasi:

• Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
• Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
• Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian asas desentralisasi:

• Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
• Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
• Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

1. Asas Kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi

Kombinasi berarti semua arsip yang masih aktif atau masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang di pergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip.

1. E.     Mengindeks

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal sari suatu surat atau warkat yang disimpan dan tergantung dari sistem yang digunakan.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai berikut:
1.   Nama orang Indonesia
2.   Nama tunggal dan singkatan
3.   Awalan Nama Keluarga
4.   Nama perusahaan
5.   Kata sandang “The”
6.   Singkatan
7.   Bentuk usaha dan kata sambung
8.   Gelar dan pangkat
9.   Nama bank dan nama sekolah
10. Gelar Nyonya (Ny./Mrs.)

1. F.     System Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:

1. Alphabetic system
2. Numeric system
3. Geograpich system
4. Chronologic system
5. Subject system
6. G.    Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.

Kebaikan sistem nomor, antara lain :

1. Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin
2. Sederhana dan mudah dilakukan
3. Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi
4. Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen
5. Nomor folder dapat diperluas tanpa batas

Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :

1. Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengikndeks
2. Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan
3. Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan ruangan
4. Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam penyimpanan.

Di dalam sistem nomor ada 4 macam :

1. Sistem Nomor Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali.

1. a.      Merancang daftar klasifikasi sistem nomor Dewey

Sisem nomor Dewey menggunakan daftar klasifikasi yang sesuai dengan permasalahan yang ada di kantor tersebut. Daftar klasifikasi nomor adalah daftar yang memuat segala persoalan atau kegiatan yang tedapat dalam kantor. Persoalan atau kegiatan kantor ini kita klasifikasikan dan diberi nomor tertentu.

Kegunaan daftar klasifikasi nomor ini adalah sebagai berikut :

1. Pedoman dalam pemberian nomor kode, serta
2. Pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat.

Kolom –kolom yang diperlukan dalam daftar klasifikasi sistem nomor Dewey adalah sbb:

a)      Lajur pembagian utama (kelompok besar)

Lajur ini memuat macam-macam kegiatan atau pekerjaan yang terdapat di kantor tersebut.

b)      Lajur pembagian pembantu

Kelompok pembagian masalah utama ini diuraikan lagi dalam 10 pembagian yang disebut sebagai pembagian pembantu. Jika dalam pembagian pembantu tersebut belum tersedia cukup uraian dalam 10 bagian maka dapat disediakan cadangan sebanyak 10 pembagian lagi.

c)      Lajur kelompok kecil

d)     Dalam kelompok pembantu diuraikan lagi dalam 10 pembagian disebut pembagian kecil.

1. b.      Tempat dan alat penyimpanan surat dalam sistem nomor

Mengenai tempat dan alat penyimpanan surat, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut :

a)         Filling cabinet

Dalam sistem nomor Dewey ini kita memerlukan sebanyak 10 laci dan tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum didalam surat tersebut.

b)        Guide

c)         Penyimpanan dengan map (gantung)

d)        Penyimpanan dengan map ordner

e)         Penyimpanan dengan kotak

f)         Mengkode

g)        Menyortir

h)        Menempatkan

2. Sistem Nomor Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4. Sistem Nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. 

Penutup

A. Kesimpulan

Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai sistem

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor

d. Sistem Geografis / Wilayah

e. Sistem Tanggal (Chronologis). Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan

prosedur surat keluar sistem buku agenda

 Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain.

Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh tiga faktor :

1)      Merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima

2)      Karena merupakan kebutuhan. 

3)      Karena akan memberikan sesuatu hal.

Prosedur pengurusan surat keluar atau pengiriman surat secara umum adalah sebagai berikut :

A.    Persiapan

Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan surat.  Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       Menentukan jenis, ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat.

b.      Mengemukakan ide, fakta dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami.

c.       Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.

d.      Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit

e.       Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan sopan.

f.       Menggunakan bahasa yang baku.

Setelah memperhatikan hal-hal tersebut diatas, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima surat.  Disamping itu seorang penulis surat harus memperhatikan perunjuk dari pimpinan atau pejabat lain yang minta dibuatkan surat.  Surat yang disusun harus sesuai dengan catatan yang diberikan.

B.     Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian yang lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi sehingga memudahkan juru tik untuk mengetiknya.  Konsep surat yang tidak disusun dengan baik akan menyulitkan juru tik, karena dia harus banyak menyesuaikan antara konsep dengan bentuk surat yang sebenarnya.

Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat dapat dilakukan dengan dua sistem :

1)      Sentralisasi

Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)

2)      Desentralisasi

Konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing unit atau bagian.  Dengan arti kata setiap unit yang ada dalam suatu kantor membuat konsep surat sendiri-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.

Dari segi orang yang membuat, konsep surat dapat dibuat oleh :

a.       Atasan atau pimpinan

Ada 4 kemungkinan pembuatan konsep surat oleh pimpinan :

1)      Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan mengetiknya sendiri.  Biasanya untuk surat yang bersifat rahasia.

2)      Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru tik untuk mengetiknya.

3)      Atasan membuat konsep surat secara garis besarnya saja dan dilengkapi oleh sekretaris atau pembantunya untuk diselesaikan, kemudian diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

4)      Atasan membuat konsep surat dengan cara mendiktekan kepada sekretaris atau pembantunya.

Pendiktean konsep ada dua macam :

1.      Pendiktean Langsung

Adalah pengambilan dikte secara langsung oleh sekretaris kepada pimpinan dengan menggunakan tulisan steno.

2.      Pendiktean Tidak Langsung

Adalah pendiktean dengan menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing machine).  Dimana nantinya sekretaris akan menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan.

b.      Konseptor (orang yang ditunjuk untuk membuat konsep surat)

Untuk surat-surat yang sifatnya rutin biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep surat kepada konseptor.

C.    Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan.  Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan.  Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

D.    Mengagendakan Surat

Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat kedalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat. 

Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor : 001 / KP / VII / 2006.  Artinya :

001      : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

KP       : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )

VII      : Bulan surat dibuat

2006    : Tahun Surat dibuat

E.     Pengetikan Konsep

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat, kemudian diserahkan pada unit pengetikan.  Oleh juru tik konsep surat diketik kedalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Surat yang diketik harus kelihatan rapi.  Harus diketik pada kertas yang bagus, rapid an sistematis. Sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya.  Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.

F.     Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik dilakukan oleh :

a.       Pengetik surat (juru tik)

Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

b.      Konseptor

Setelah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa

c.       Penanggung jawab surat

Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

d.      Agendaris

Surat yang akan diagendakan /di catat dalam buku agenda harus pula diperiksa oleh agendaris.

G.    Penandatanganan surat

Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi (net surat) disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.  Surat yang akan ditandangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus (signature folder)

H.    Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel.  Bila terdapat surat yang belum diberi stempel maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang syah.  Stempel dibubuhka sebelah kiri menyinggung / menyentuh sedikit tanda tangan.

I.       Melipat Surat

Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan.  Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar kedua disimpan sebagai arsip.  Untuk suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.

Ada 8 cara melipat surat, yaitu : Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold, lipatan baku (standard fold), lipatan baku rendah (low standard fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan model prancis (French fold) dan lipatan model baron (baronial fold).

J.      Penyampulan surat

Selesai dilipat, surat harus diberi sampul atau amplop.  Pada sampul surat harus dilengkapi :

a.       Alamat pengirim bila tidak memakai kop surat.

b.      Nomor surat diketi di kiri atas di bawah kop surat.

c.       Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor.

d.      Stempel bebas bea atau perangko secukupnya.

K.    Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara :

a.       Dikirim langsung, surat tersebut dikirim langsung atau sendiri oleh kurir ke alamatnya dengan menggunakan buku ekspedisi.

b.      Dikirim melalui pos.  Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat.

Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua bagian :

a)      Pengiriman surat keluar intern /masih dilingkungan dalam perusahaan, dalam sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern.

b)      Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.

L.     Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirim kealamat yang dituju.  Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.